Cómo cumplir la LOPD si tengo una empresa

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Con el fin de fortalecer la privacidad de los individuos y su seguridad, la justicia española creó hace más de veinte años una ley que tiene como objetivo salvaguardar la integridad de la información privada de cada persona en el país.

La importancia del cumplimiento de la LOPD

Así se promulgó la Ley de Protección de Datos, una herramienta jurídica aprobada en 1999 y cuyo fin es proteger y garantizar los derechos esenciales de las personas así como su intimidad tanto personal como la de su familia, propiciando un estado de derecho sano y justo en términos de protección de la  privacidad.

Con la llegada de la era digital, todas las empresas han tenido que incrementar sus inversiones para blindar sus sistemas informáticos y protegerlos de las acciones de hackers o cualquier otro delito 2.0, además de cumplir con las exigencias del organismo regulador en esta materia que ofrece una guía y normas para regular el tratamiento de la información personal que las organizaciones hacen de sus clientes.

Una ley creada para proteger los datos y la confidencialidad

protección de datos

La LOPD fue diseñada para proteger la integridad de los individuos en cuanto a su información privada, lo que se considera un elemento importante en la actualidad si tenemos en cuenta que la información de clientes y usuarios es tan importante y estratégica para una empresa, como sus propios activos físicos o circulantes.

Así como cualquier ley, la LOPD debe ser cumplida por las empresas independientemente de su tamaño para de esta forma evitar sanciones por parte de los organismos reguladores, por lo que es necesario conocer a fondo los mecanismos para su ejecución.

Según especialistas legales y expertos en ciberseguridad, existen una serie de consideraciones que toda organización debe tener en cuenta para cumplir con la ley y así mejorar la protección de los datos de las personas que normalmente ofrecen su información privada en bancos, supermercados e instituciones educativas, entre otros.

Para empezar, lo primero a tener en cuenta es que deben mantenerse los estatutos de seguridad tanto fuera como dentro de las organizaciones.

También es importante que tanto clientes como usuarios estén seguros de que su información está protegida en todo momento y que sus datos solo serán utilizados de forma responsable y con el consentimiento previo de cada individuo.

De esta forma, los negocios se encaminan a respetar la LOPD y colaborar con las autoridades para garantizar la protección de los datos de los usuarios con el fin de mantener el respeto por la información privada y la seguridad personal.

Aprende a cumplir la LOPD en tu empresa

Desde el mismo momento en que una organización se constituye, ya sea en forma de empresa, fundación o institución gubernamental, comienza a recibir un cúmulo de información sobre sus clientes o usuarios que generalmente quedan almacenados en equipos informáticos.

Aunque cada terminal tiene sus propios mecanismos de seguridad, a veces no son suficientes para proteger todos los datos ofrecidos por las personas, lo cual crea un conflicto entre los individuos además de que se genera un vacío legal al no cumplir con las normas establecidas por la ley.

Y es que los gastos jurídicos y financieros de un ataque informático pueden ser altos, por lo que la prevención es la mejor arma para evitar esas consecuencias  que pueden marcar para siempre la reputación de una empresa.

Para empezar, lo primero que hay que disponer son de unos ficheros de bases de datos donde se organicen todos los datos personales que son obligatorios proteger; seguidamente se procederá a informar al organismo regulador de esta materia (Agencia Española de Protección de Datos, AEPD) en el que deberás realizar una declaración de cómo se obtuvieron esos datos y el tipo de tratamiento que se les va a dar.

Dentro de esa declaración también debe manifestarse si los datos se van a ceder o se van a realizar transferencias internacionales de esa información a fin de conocer el  destino final de toda la información.

Por otro lado, las organizaciones están obligadas a contar con un documento de seguridad en papel que debe ser expuesto a la vista de todos donde se explica al público en general cuáles son las medidas de seguridad que están utilizando para proteger los datos de los usuarios; el documento debe actualizarse constantemente.

También es importante contar con el consentimiento de las personas que nos ceden sus datos, tanto los de nivel básico (nombre y dirección), como los de nivel medio y alto (salud, vida sexual, economía).

Para cumplir esto, hay que incluir una cláusula en los formularios y formas de contacto entre cliente y empresa, de modo que el usuario dé su consentimiento.

Otro aspecto importante es que las organizaciones deben permitir a los usuarios la posibilidad de tener acceso, cambiar y hasta cancelar sus datos de los ficheros utilizando mensajes donde se informan los derechos ARCO.

Para cumplir con lo establecido por la ley las empresas suelen buscar asesorías de especialistas en LOPD, que guían a sus clientes a realizar las medidas acordes con el reglamento con el fin de evitar sanciones y situaciones desagradables con los clientes.

En el año 2016 se aprobó un nuevo reglamento para la protección de datos a nivel continental con el fin de que los países de la Unión Europea se acoplaran a un nuevo estándar en cuanto a protección y privacidad de datos.

La AEPD posee para todas las empresas herramientas gratuitas y asesoría online para casos básicos y para llevar a cabo la resolución de problemas.